Vous devez mener une réunion de travail mais vous appréhendez ce moment… Qu’il s’agisse d’une réunion stratégique, ou d’une réunion commerciale, l’essentiel est de bien la préparer pour que vous puissiez cadrer les discussions et atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés. Voici donc comment bien préparer une réunion pour qu’elle soit efficace.
La préparation d’une réunion de travail
Que vous veniez juste de décrocher votre poste sur le site de RégionsJob ou que vous soyez un ancien dans votre boite, vous allez devoir organiser votre réunion en la préparant comme il se doit. Connaissez-vous la méthode TOP ? C’est la meilleure manière de préparer une réunion de travail ! Grâce à elle vous allez pouvoir définir les principaux objectifs de la réunion et les organiser.
En quoi consiste la Méthode TOP
T comme Thème de la réunion : de quoi allez-vous parler durant cette réunion de travail ? O comme Objectif de la réunion de travail, que souhaitez-vous obtenir à la fin de cette réunion ? Quel en est le but ? P comme Plan de la réunion : définir l’ordre du jour et les sujets à aborder pour atteindre l’objectif. Servez-vous ensuite de ces informations pour construire un ordre du jour dans lequel figurera :
- le TOP
- la liste de participants
- les informations pratiques tels que la date et l’heure de la réunion de travail, le lieu et la durée.
Comment choisir les participants à la réunion ?
Choisissez les participants à votre réunion de travail en fonction de leurs compétences et connaissances sur le sujet. Si vous souhaitez pouvoir gérer la prise de parole lors du meeting, ne dépassez pas une dizaine de participants. Sans cela, vous risquez de vous éparpiller et les objectifs de la réunion ne seront pas atteints.
En amont de la réunion, envoyez aux participants des documents à lire pour qu’ils soient opérationnels sur le sujet. S’ils ont déjà réfléchi à la question, la réunion de travail sera plus efficace et moins longue.
Préparer le matériel de votre réunion de travail
Tout doit être prêt : votre ordinateur, la présentation sur Powerpoint ou autre, le rétroprojecteur, tableau blanc, feutre…
Prévoyez de préparer tout ce matériel une demie heure avant la réunion. En effet, faire attendre les participants à la réunion de travail pour des histoires de matériel risquerai de ne pas les mettre dans de bonnes dispositions…
Soyez ponctuel
Commencez à l’heure prévue et n’acceptez pas les retardataires, cela les incitera à arriver à l’heure aux prochaines réunions. Prévoyez un temps pour chaque point à aborder afin de terminer dans les temps impartis.
Le compte-rendu de synthèse
A la suite de la réunion n’oubliez pas de remettre un compte-rendu de synthèse aux participants de la réunion de travail. Celui-ci devra notamment mentionner les décisions prises lors de la réunion.
N’oubliez pas que cette réunion est un temps d’échanges. Si vous êtes un peu stressé à l’idée de la préparer, dites-vous bien que plus elle sera préparée, plus elle sera efficace. Et si cela vous angoisse plus que de raison, peut-être êtes-vous tout simplement en train de préparer un burn-out ?